...wir haben die Lösung: Datenrettung - Datenwiederherstellung - Festplattenreparatur - Data Recovery -

TIPPS & TRICKS


Microsoft stellt Support ein - viele IE-User müssen wechseln

Microsoft wird ab dem 12. Januar 2016 fast nur noch den Internet Explorer 11 mit Updates versorgen.

Das Support-Ende für die älteren Internet-Explorer-Versionen naht. Microsoft wird ab dem 12. Januar 2016 keinerlei Sicherheits-Updates mehr für den Internet Explorer 8, Internet Explorer 9 und Internet Explorer 10 ausliefern. Der künftig nur noch unterstützte Internet Explorer 11 ist nur für Windows 7, Windows 8.1 und Windows 10 verfügbar. Besitzer älterer Windows-Versionen müssen auf Alternativ-Browser ausweichen. Weitere Infos zum Support-Ende für die älteren Internet-Explorer-Versionen finden Sie in diesem Artikel. (Update Ende)

Microsoft hatte bereits im August 2014 die neuen Support-Regeln für den Internet Explorer vorgestellt. Das klare Ziel dieser Regeln: Künftig sollen deutlich weniger Browser-Versionen unterstützt und die Windows-Anwender zur Nutzung aktueller Browser-Versionen gedrängt werden. Die Umsetzung der neuen Regeln rückt nun näher.

Ab dem 12. Januar 2016 wird Microsoft nur doch die aktuellste Version eines Browsers mit Updates versorgen, die für ein unterstütztes Betriebssystem erhältlich ist.

Was das konkret bedeutet, erläutert Microsoft in diesem Support-Dokument. Unter Windows Vista wird es künftig nur noch Sicherheitsupdates geben, die den Internet Explorer 9 betreffen. Nutzer von Windows 7 SP1 müssen auf dem Rechner den Internet Explorer 11 installieren. Diese Browser-Version wird auch nur noch unter Windows 8.1-Update unterstützt. Ebenso bei Windows Server 2008 R2 SP1 und Windows Server 2012 R2. Der Internet Explorer 10 wird in Verbindung mit Windows Server 2012 unterstützt.

Unterm Strich reduziert sich die Anzahl der unterstützten Internet-Explorer-Version nach dem 12. Januar 2016 dem aktuellen Stand zufolge auf drei Versionen. Bisher musste sich Microsoft um die Sicherheit von deutlich mehr Browser-Versionen kümmern, darunter auch für den Internet Explorer 8, der sich zum Ärger von Microsoft großer Beliebtheit erfreut, obwohl er hoffnungslos veraltet ist.

Windows-Nutzer sollen durch die Änderung dazu bewogen werden, immer die aktuellste für ihr Betriebssystem verfügbare Internet-Explorer-Version einzusetzen. Microsoft spart sich dadurch den unnötigen Aufwand, Sicherheitsupdates für veraltete Versionen zu entwickeln. Und auch Web-Entwickler profitieren, denn sie müssen sich künftig nicht um die Kompatibilität zu älteren IE-Versionen kümmern.

Privaten Windows-Nutzer ist ohnehin die Nutzung des aktuellsten Internet Explorer zu empfehlen. Private Windows-10-Nutzer erhalten den von Grund auf neu entwickelten Browser Microsoft Edge. Windows-XP- und -Vista-Nutzer bleibt nur noch der Griff zu Browsern von Google (Chrome) oder Mozilla (Firefox). Wobei XP-Nutzer, die Chrome nutzen, sich schon einmal nach einer Alternative umschauen sollten. Im November 2015 hatte Google angekündigt, die Unterstützung von Chrome für Windows XP werde im April 2016 beendet.

Unabhängig davon, mit welchem Browser Sie letztendlich surfen, sollte immer gelten: Nutzen Sie immer die aktuelle Version des Browsers und installieren Sie umgehend neu erscheinende Updates.


Zu Risiken von SSD-Festplatten

Fast die Hälfte der Firmen keinerlei Risiken beim Einsatz von SSD-Massenspeichern sehen. Dies wird vor allem auf bislang fehlende Langzeiterfahrung mit der neuen Speichertechnik zurückgeführt. Obwohl die SSD-Technik mechanisch kaum empfindlich ist und somit dauerhafter sein könnte, ist aufgrund der begrenzten Anzahl von Schreibvorgängen pro Speicherzelle die Lebensdauer oft schlecht abzuschätzen. Ein weiteres Problem können der Chip-Controller und die Firmware sein, die oft noch nicht so ausgereift ist wie bei der seit Jahrzehnten erprobten HDD-Technik.

Ein Hindernis für die Wiederherstellung von Daten können auch proprietäre Verschlüsselungstechniken der Hersteller sein. Ohne diese Schlüssel ist eine Rettung der Daten wesentlich komplexer oder ganz unmöglich.

Die Statistiken der Datenretter zeigen, dass SSD-Speicher ähnlich oft ausfallen wie traditionelle HDD-Festplatten. Außerdem ist es weit aufwändiger, Daten von SSDs zu retten als von HDDs. So müssen für jedes SSD-Modell erst spezielle Soft- und/oder Hardware-Werkzeuge entwickelt werden. Auch das sogenannte "Wear Leveling", die gleichmäßige Speichernutzung über alle Sektoren, die die Lebensdauer erhöhen soll, erschwert die Rekonstrukion von Daten.

Womit sich wieder einmal zeigt, dass man am besten durch gute Backup-Lösungen den Datenrettungsfall vermeiden sollte.


So robust sind SSDs wirklich

Solid State Drives (SSD) sind nun schon seit einigen Jahren auf dem Markt. SSDs sind sehr schnell und arbeiten zudem geräuschlos. Das macht sie trotz der geringen Speicherkapazität und dem hohen Preis attraktiv. Es gibt inzwischen aber Zweifel daran, ob die SSD-Technik bei allen Herstellern und Modellen wirklich schon ausgereift ist. Uns liegen zahlreiche meldungen vor, in denen von Ausfällen schon nach einer kurzen Betriebsdauer von einem halben oder einem Jahr berichten. Gleichlautende Berichte sind auch in Produktbewertungen bei Amazon und anderen Online-Shops zu finden. Oft kündigt sich der Ausfall bereits einige Zeit vorher an. Windows stürzt ab oder startet nicht mehr. Viele Anwender installieren dann das System neu. Für einige Tage funktioniert alles ohne Probleme, danach kommt es zum Totalausfall und die SSD wird auch von Rechner-BIOS nicht mehr erkannt.

Vorzeitiger Verschleiß?

Die Lebensdauer jeder PC-Hardware ist begrenzt. Thermische und mechanische Einflüsse setzen den elektronischen Bauteilen zu und führen erst zu Fehlfunktionen und dann zum kompletten Ausfall. Von SSDs ist bekannt, dass sie nur eine begrenzte Anzahl von Schreibzugriffen vertragen. Damit einzelne Speicherzellen nicht übermäßig beansprucht werden und dann schnell ausfallen, kommen Techniken zum Einsatz, bei denen die Schreibzugriffe abwechselnd auf bisher wenig benutzte Speicherbereiche erfolgen. Dazu kommt - je nach Kapazität der SSD - meist mehrere GB Reservezellen. Ist eine Zelle defekt, übernimmt eine Reservezelle ihre Aufgabe, ohne dass sich nach außen hin für den Nutzer die Kapazität der SSD reduziert. Als Richtwert für die Lebensdauer geben die Hersteller von SSDs meist einem MTBF-Wert (Mean time between failures) an, beispielsweise 1,5 Millionen Stunden. Selbst wenn der Rechner nie ausgeschaltet wird, müsste die SSD mehr als 170 Jahre halten. Realistischer wäre der TBW-Wert (Tera-Bytes Written) als Lebensdauerangabe, der sich aber häufig nur bei Geräten für den Server-Einsatz findet. Wer 20 GB täglich auf seine SSD schreibt kommt auf 7,2 TB im Jahr. Auch bei einem vergleichsweise eher niedrigen TBW von 80 sollte eine SSD gut 10 Jahre halten. Zum Vergleich: Bei Festplatten geben die Hersteller inzwischen meist einen AFR-Wert (Annualized Failure Rate) an. AFR errechnet sich aus der Anzahl der Stunden, die die Festplatte unter bestimmten Bedingungen durchschnittlich pro Jahr läuft und dem MTBF-Wert. Ein typischer AFR-Wert liegt meist unter einem Prozent, bei etwa bei 8760 Stunden Einschaltdauer und 10.000 Start/Stop-Zyklen. Pro Jahr fallen also weniger als ein Prozent der Festplatten aus, wenn sie mit diesen Eckwerten betrieben werden. Es handelt sich dabei jedoch nur um rein statistische Werte. Die Festplatte in Ihrem PC kann zwei Wochen nach dem Kauf ausfallen oder erst nach fünf Jahren. Die Wahrscheinlichkeit für einen Defekt steigt jedoch mit der Betriebsdauer. Bei SSDs fehlen naturgemäß bisher Statistiken, die über mehrere Jahre erhoben wurden. Nach den bisherigen Erfahrungswerten kann man jedoch davon ausgehen, dass auch eine SSD bei durchschnittlichem Gebrauch mindesten 5 Jahre ihren Dienst verrichten sollte. Die Wir gehen davon aus, dass keiner der betroffenen die SSD über Gebühr mit Schreibzugriffen quält. Wenn man andere mögliche Faktoren ausschließt, dürften als Ursache für einen Totalausfall vor allem Defekte in der Controller-Elektronik oder Fehler in der Firmware infrage kommen.

Welche SSDs sind betroffen?

Nach ersten Recherchen kommen vorzeitige Ausfälle bei fast allen Herstellern vor. Eine Häufung scheint es jedoch bei OCZ-Modellen beispielsweise aus den Baureihen Vertex 2 und 3 zu geben. Besonders bei Amazon sind hier viele negative Kundenbewertung zu lesen in denen Defekte beschrieben werden. Nach Aussage von OCZ ist die Vertex 2 die meist verkaufte SSD weltweit. Bei einer besonders weit verbreiteten SSD ist daher auch die absolute Zahl von defekten Geräten höher als bei weniger beliebten Geräten. OCZ kann keine überdurchschnittlich hohen Ausfallraten bestätigen. Nach Angaben des Unternehmens gibt es auch keine qualitativen Unterschiede zwischen Modellen in denen Speicherbausteine mit 34nm-Technik (vor Januar 2011) verbaut sind, im Vergleich zu neueren SSDs mit 25nm-Technik. Bei einem Defekt erhalten Nutzer innerhalb der Garantiezeit von meist 3 Jahren kostenlos ein gleichwertiges oder besseres Austauschmodell.

Die Firmware einer SSD lässt sich über eine bootfähige CD aktualisieren. Es wird dringend empfohlen, alle Daten auf der SSD zu sichern, bevor Sie das Update durchführen.

Aber auch bei Geräten etwa von Intel gab es vor kurzem massive Probleme. Bei der SSD-320 Serie kam es zu Datenverlust, wenn der PC nicht richtig heruntergefahren oder einfach vom Stromnetz getrennt wurde. Den Fehler hat Intel inzwischen durch ein Firmware-Update behoben. Nutzer von SSDs werden auch vereinzelt von Blue Screens geplagt, die ebenfalls auf Fehler in der Firmware zurückzuführen sind. Bei Problemen lohnt es sich daher immer, zuerst beim Hersteller nach einem Firmware-Update zu suchen. Die Aktualisierung führen Sie in der Regel durch, indem Sie den PC von einer CD oder einem USB-Stick booten und dann das Update-Programm ausführen. Erstellen Sie auf jeden Fall vorher eine Sicherungskopie der Daten auf der SSD.

Ausfälle vorhersagen Niemand kann genau sagen, wie lange die SSD oder Festplatte in Ihrem PC noch funktionieren wird. Festplatten machen vor dem Ableben manchmal mit auffälligen Geräuschen auf sich aufmerksam, SSDs sterben dagegen leise. Der Gesundheitszustand von SSDs und Festplatten lässt sich mit dem Frühwarnsystem S.M.A.R.T. ermitteln („Self-Monitoring, Analysis, and Reporting Technology“). Dabei handelt es sich um Funktionen, über die Geräte verschiedene Leistungs-Indikatoren an den PC senden. Die Werte sind jedoch nicht einfach zu interpretieren und einen einheitlichen Standard gibt es bisher nicht. Außerdem kann nicht jedes Tool, die S.M.A.R.T.-Werte jeder beliebigen SSD richtig anzeigen.

Crystal Disk Info zeigt auch die S.M.A.R.T.-Werte einer SSD an. Darüber ermitteln Sie beispielsweise die Anzahl der ausrangierten Blöcke oder gesamte Einschaltzeit.

Empfehlenswert ist beispielsweise das kostenlose Tool Crystal Disk Info. Unter „Optionen -> Erweiterte Optionen -> Hex-Wert“ sollten Sie „10 [DEC]“ einstellen. Dann sehen Sie in der Spalte „Hex-Wert“ leichter lesbare dezimale Angaben. Wählen Sie in der Symbolleiste das gewünschte Laufwerk aus. Wenn etwa bei „Ausrangierte Blöcke“ oder „Benutzte reservierte Blöcke“ größere Werte als „0“ stehen, weist die SSD bereits Defekte auf. In der Zeile „Eingeschaltete Stunden“ sehen Sie, wie lange die SSD bereits aktiv war. Das ist beispielsweise bei gebraucht gekauften Geräten ein interessanter Wert. Crystal Disk Info zeigt Ihnen auch die Firmware-Version und Seriennummer der SSD an. Sollte Crystal Disk Info sehr hohe Werte liefern, kann das Programm die S.M.A.R.T.-Werte Ihrer SSD wahrscheinlich nicht richtig auslesen. In diesem Fall ziehen Sie ein weiteres Programm zurate, etwa „Argus Monitor“ (30-Tage-Testversion). Hilfe bei der Interpretation der Werte finden Sie in den Support-Foren der Hersteller. Bei OCZ beispielsweise unter www.ocztechnologyforum.com und bei Corsair unter http://forum.corsair.com.

Datenrettung bei SSDs

Wer eine SSD einsetzt, sollte wichtige Daten regelmäßig sichern. Bei aktuellen Modellen mit Sandforce-Controller gibt es keine einfache Möglichkeit die Daten zu retten. Aufgrund des verwendeten Verschlüsselungsverfahrens ist es nur schwer möglich, die Daten nach Ausfall der Laufwerks-Elektronik wiederherzustellen, auch wenn die Speicherzellen noch intakt sind. Bisher ist nur eine Firma bekannt, die Datenrettung für SSDs mit Sandforce-Controller anbietet. Aufgrund des hohen Aufwands übersteigen die anfallenden Kosten für die meisten Betroffenen aber wahrscheinlich den Nutzern bei weitem.


Office Starter 2010 gratis zum Download

Microsoft hat bisher Office 2010 Starter nie offiziell zum Download angeboten. Stattdessen wurde die werbefinanzierte Gratis-Version von Office 2010 bisher nur vorinstalliert auf neuen PCs mitgeliefert. Findige Tüftler im Internet haben nun aber herausgefunden, dass Microsoft Office 2010 Starter auch über seine Download-Server zum Download anbietet und die dazu passenden Download-Links veröffentlicht.

Der Download-Link

http://c2r.microsoft.com/consumerC2R/de-de/14.0.4763.1000/setupconsumerc2rolw.exe

führt beispielsweise zum Download der deutschsprachigen Online-Setup-Datei von Office 2010 Starter. Vorausgesetzt werden Windows 7 oder Windows Vista. Um an die englischsprachige Fassung zu gelangen, muss der Teil "de-de" im Link durch "en-us" ersetzt werden (ohne Anführungsstriche). Microsoft Office Starter 2010 ist eine vereinfachte und werbefinanzierte Version von Office 2010, die die Tabellenkalkulation Excel Starter 2010 und die Textverarbeitung Word Starter 2010 enthält. Die Oberfläche von Office Starter 2010 entspricht nahezu der Oberfläche von Office 2010.

Office 2010 vs. Office Starter 2010

Wichtigster Unterschied: Unten rechts wird eine kleine Werbebotschaft von Microsoft eingeblendet. Außerdem sind Funktionen nicht enthalten, die üblicherweise in geschäftlichen oder wissenschaftlichen Umfeldern gebraucht werden. Die genauen Unterschiede zwischen Excel Starter 2010 und Excel 2010 erläutert Microsoft auf dieser Seite. Auf dieser Seite finden Sie die Unterschiede zwischen Word Starter 2010 und Word 2010. Von Office Starter 2010 kann jederzeit über einen Kaufen-Button auf Office 2010 gewechselt werden.


Programme leicht installieren und aktualisieren

Sie brauchen ein bestimmtes Programm oder möchten Ihre gesamte installierte Software aktualisieren. Vollautomatisch ist das mit Windows-Systemen nicht möglich.

Lösung: Update-Manager helfen weiter. Die hier verwendeten Tools verknüpfen ihre Datenbanken und integrieren sich zudem perfekt in das Programm Find and Run Robot

Schritt 1: Appsnap einrichten. Installieren Sie Appsnap. Anschließend starten Sie das Tool und klicken auf „Update“, um seine Programm-Datenbank zu aktualisieren.

Schritt 2: Appupdater einrichten. Analog verfahren Sie mit dem Tool Appupdater. Nach dessen Installation rufen Sie es auf, und das Tool aktualisiert sofort seine Datenbank. Anschließend bekommen Sie die Software Ihres Systems angezeigt, die auch in der Datenbank vorliegt, und - gegebenenfalls - die neuen Versionen dazu.

Schritt 3: Getit einrichten. Zuletzt müssen Sie noch Getit installieren. Diese Anwendung verbindet die Programmlisten von Appsnap und Appupdater zu einer einzigen umfangreichen Liste und bindet die Funktionen der beiden Tools zudem in Find and Run Robot 2 ein. Dazu müssen Sie Farr natürlich zuvor installiert haben. Nach erfolgter Installation von Getit starten Sie auch dieses Tool und geben ihm Zeit für ein Update.

Schritt 4: Anwendungen installieren. Starten Sie Farr neu. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das „F“-Symbol im Infobereich (Tray), wählen „Exit Find and Run Robot“ und starten es dann wieder über das Startmenü. Drücken Sie "Pause", um das Tool zu öffnen, und geben Sie den Begriff „install“ ein, gefolgt von einem Leerzeichen. Nun bekommen Sie eine Liste aller verfügbaren Programme zu sehen. Jede Anwendung daraus können Sie einfach per Doppelklick einrichten: Das Tool lädt völlig automatisch die aktuelle Version herunter und installiert sie. Sie können natürlich auch, ähnlich wie bei Farr, Suchbegriffe verwenden, um eine bestimmte Anwendung zu finden. Über „install fir“ finden Sie etwa den Browser Firefox.

Schritt 5: Anwendungen aktualisieren. Noch praktischer ist die Aktualisierung bereits installierter Anwendungen. Dazu geben Sie in Farr den Befehl „installrefresh“ ein, und wählen „GetIt – Upgrade Applications“. Das Tool gleicht daraufhin die gesamte installierte Software mit den eigenen Datenbanken ab. Wenn es für eine oder mehrere Anwendungen neue Versionen gibt, werden sie aktualisiert.

Vorsicht: Es kann vorkommen, dass dabei die englische Fassung eines Tools installiert wird.

Übrigens: Einmal im Monat sollten Sie „installrefresh“ eingeben und die Option „GetIt – Refresh/Update Repositories“ aufrufen, um die verknüpften Tool-Datenbanken zu aktualisieren.


Backup Maker

Der Backup Maker führt Sie mit seinen Assistenten durch jeden Arbeitsschritt zur Datensicherung. Sicherungen können auch direkt auf CD oder auf DVD gebrannt werden, so dass Sie auch größere Datenmengen gefahrlos und komfortabel in Sicherheit bringen. Es ist auch möglich, die Sicherungen zeitgesteuert ablaufen zu lassen, so dass Sie bei der Sicherung nicht anwesend sein müssen. Zusätzlich ist das Programm netzwerkfähig und kann in kleinen Netzwerken eingesetzt werden. Die Standard Edition für Privatpersonen ist als Freeware kostenfrei. Die registrierte Professional-Version kostet 25 Euro.

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E-Mail-Backup in Unternehmen

E-Mail ist in vielen Unternehmen das meistgenutzte Kommunikationsmittel. Die Inhalte reichen von Angeboten, Rechnungen und anderen wichtigen Dokumenten, über Anfragen, ob der Kollege mit zum Mittagessen kommt, bis hin zu Spam. Da E-Mails, genau wie Schriftverkehr auf Papier, unter Umständen rechtliche Relevanz haben und ein Klick auf "Löschen" wertvolle Informationen vernichten kann, sollte jedes Unternehmen über eine effektive E-Mail-Backup-Lösung nachdenken.

Besonders heikel kann das Thema Archivierung werden, wenn es sich um Korrespondenz ausgeschiedener Mitarbeiter handelt. Da waren beispielsweise die E-Mails von Herrn Müller, der doch die entlastende Mail an die Firma XY geschrieben hat. Herr Müller hat längst das Unternehmen verlassen und seine Mails vorsichtshalber selbst gelöscht. Im Zivilprozess gegen die Firma XY steht das Unternehmen jetzt mit leeren Händen da und kann den entlastenden Beweis nicht vorlegen. Hätte das Unternehmen damals schon ein- und ausgehende E-Mails archiviert, wäre das nicht passiert. Zwar wurden die Mails zu diesem Fall alle ausgedruckt und ordentlich abgeheftet. Vor Gericht sind diese Dokumente allerdings wertlos. Dokumente, die nur elektronisch vorliegen, müssen ebenso archiviert werden. Revisionssicherheit nennt man das in der Fachsprache, in den letzten Jahren hat sich auch der englische Begriff 'Compliance' in der Fachwelt durchgesetzt. Sollen Dokumente revisionssicher archiviert werden, muss das Backup-System entsprechend zertifiziert sein. Die Zertifizierung übernehmen in der Regel entsprechende Wirtschaftsprüfer oder etwa der TÜV-IT. Im Handelsgesetzbuch (HGB) findet man im Paragraph 239 grundsätzliche Anforderungen zur revisionssicheren Archivierung. Danach müssen Dokumente unter anderem vollständig, fälschungssicher, nachvollziehbar, prüfbar und sicher aufbewahrt werden.

Attachments archivieren Bei der Archivierung reicht es nicht, nur die E-Mail aufzubewahren. Auch Attachements wie Word- oder Excel-Dateien, Bilder, Zip-Archive oder elektronisch signierte Dateien müssen gesichert und vor allem nach langer Zeit noch lesbar sein. Lange Zeit heißt für Unternehmen mindestens zehn Jahre. Das entspricht der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von Handelsbriefen. E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Der Verband für Organisations- und Informationssysteme (VOI) gibt folgende Merksätze zur elektronischen Archivierung heraus:

Hilfe vom Profi

Damit die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden können, sollten Unternehmen auf professionelle Hilfe zurückgreifen. Backup-Software gibt es im Prinzip für jede Unternehmensgröße. Dabei kostet ein Einzelplatzsystem, mit dem nur ein Mail-Postfach, etwa im Home-Office, archiviert werden muss, unter 200 Euro. Sollen 100 oder mehr Mailboxen archiviert werden, sind schnell einige tausend Euro fällig.

Das Anforderungsprofil Günter Weick, Geschäftsführer der IT-Beratungsfirma Softrust, rät, erst einmal ein Anforderungsprofil zu erstellen. "Die wichtigste Frage ist, wozu die Archivierung betrieben werden soll", sagt Weick. Sollen etwa Kundenakten komplett gehalten, rechtliche Risiken vermieden oder gesetzliche Auflagen eingehalten werden. "Für das eine Unternehmen mag es wichtig sein, eine hundertprozentige Revisionssicherheit zu gewährleisten. Dieses Unternehmen wird alle E-Mails automatisch archivieren – notfalls inklusive Spam." Andere wollen vielleicht nur Kundenakten mit wichtigen E-Mails bestücken. "In diesem Fall kann eine manuelle Archivierungssoftware die Lösung der Wahl sein." Bei der Wahl zwischen manueller und automatischer Archivierung sollten Unternehmen letzteres bevorzugen. So spart die automatische Archivierung jede Menge Zeit. Außerdem ist sie sicherer, kann es doch passieren, dass bei der manuellen Variante eine Mail vergessen wird.

Original wird gesichert Sollen sämtliche Postfächer archiviert werden, bietet es sich an, die Backup-Software direkt auf dem E-Mail-Server zu installieren. Ein- und ausgehende Mails werden direkt auf das Backup-System gespielt. Die Inhaber des jeweiligen Postfachs bekommen – ohne, dass sie es merken – nur noch eine Kopie der Mail. Bei der Wahl eines E-Mail-Backup-Systems sollten Administratoren unbedingt auf Skalierbarkeit achten. So reicht es nicht aus, bei höherem Datenaufkommen und mehr Postfächern nur zusätzlichen Speicherplatz und die nötigen Lizenzen bereit zu stellen. Es müssen auch die Suchmaschinen skalierbar sein, denn die beste Archivierungssoftware ist nutzlos, wenn die Suchmaschine nichts findet oder zu lange braucht. Unternehmen, die bereits Dokumenten-Management-Systeme einsetzen, sollten zudem darauf achten, dass die Systeme zueinander kompatibel sind.

Archivieren und finden Archivierte E-Mails müssen natürlich auch wieder gefunden werden. "Ohne eine Suchmöglichkeit nutzt eine Archivierung gar nichts", sagt Günter Weick. Grundsätzlich haben alle Archivierungslösungen Suchfunktionen. Wer in welcher Form suchen darf, kommt auf die jeweilige Lösung an. So gibt es etwa Compliance-Lösungen, die E-Mails im Prinzip nur für den Auditor oder das Finanzamt archivieren. "Die meisten Unternehmen möchten jedoch ihren Mitarbeitern Zugriff auf die E-Mail-Archive geben", sagt Weick. In diesen Fällen haben die Mitarbeiter aber nur Zugriff auf ihre persönlichen Mails oder die jeweiligen Abteilungs- oder Funktionspostfächer.

Welche Clients werden unterstützt? Bei der Wahl einer Backup-Software sollten sich Administratoren auch die Schnittstellen zu den verwendeten Clients genau anschauen. Einer Softrust-Studie zufolge haben Nutzer von Microsoft Exchange und Outlook die größte Auswahl an Software-Lösungen. Die Entscheidung für ein Backup-System sollte man allerdings nicht von den verwendeten Clients im Unternehmen abhängig machen. Vielmehr sollte das Anforderungsprofil als Grundlage hergenommen werden.

Vorsicht bei Privatpost Ein weiterer wichtiger Punkt für Unternehmen ist die Behandlung von privater Post. Da bei automatischen Backup-Systemen auch private Post der Mitarbeiter ins Archiv gelangt, ist es ratsam, sich gegen rechtliche Risiken abzusichern. Zumindest muss der Mitarbeiter in Kenntnis gesetzt werden, dass seine privaten E-Mails archiviert werden. Am besten ist das durch eine entsprechende Betriebsvereinbarung zu realisieren.

Fazit Selbst wenn die Anschaffung von Backup-Software für Unternehmen unter Umständen hohe Investitionen verlangt, kommt es auf längere Sicht meist doch zu Einsparungen. So müssen etwa Bestellungen oder Rechnungen nicht mehr ausgedruckt und abgeheftet werden. Auch Einsparung bei der Arbeitszeit rechnet sich gegenüber der Ausgabe für die Software.